Reuniones toxicas versus reuniones nutritivas
Hay empresas u organizaciones que padecen una enfermedad de los tiempos modernos conocida como reunionitis crónica. Ojalá fuese aguda, porque se pasaría pronto, pero no. Hay empresas en las que todo se basa en las reuniones, reuniones y más reuniones. No es que las reuniones o comités sean improductivos o innecesarios, es que una errónea planificación de las reuniones o comités puede convertirse en una pérdida innecesaria de tiempo.
Si se va a cuestionar la efectividad o no de las reuniones, piensa que, a lo largo de toda la historia de la humanidad nunca nadie le ha levantado un monumento a un comité.
En el siguiente vídeo podéis ver una secuencia sobre “ladrones de tiempo” en las reuniones. No tiene mucha calidad en cuanto a resolución de la imagen, pero es muy demostrativo.
¿Qué harías con una hora extra cada día en tu trabajo?
Reuniones eternas, correos electrónicos innecesarios, llamadas inútiles, interrupciones… son alguno de los factores clave de la pérdida de tiempo en horas de oficina.
Muchos expertos se afanan por encontrar soluciones que lleven a la eficacia y la productividad total, no sólo de los empleados, sino de los directivos, ya que algunas organizaciones son especialmente proclives también a la improductividad de sus dirigentes.
Lo cierto es que, si quisiéramos una hora extra, no tendríamos por qué dar marcha atrás al reloj. Todos, cada día, tenemos tiempo que podemos descubrir detrás de cada reunión innecesaria, de los procesos organizativos ineficientes, de las interrupciones constantes que sufrimos en el trabajo o de documentos que no nos aportan absolutamente nada.
No hagas reuniones. ¿Realmente necesitas hacer reuniones?
Las reuniones generalmente llegan cuando un concepto no está suficientemente claro. En vez de convocar una reunión, intenta simplificar el concepto, así puedes discutirlo rápidamente por email o por teléfono.
La meta es evitar reuniones. Cada minuto que evitas una reunión es un minuto para dedicarte a hacer el verdadero trabajo.
Las reuniones son tóxicas es el título de uno de los apartados del libro (en inglés). De todos los motivos que los autores argumentan para evitar reuniones, nos quedamos con los siguientes:
- Casi siempre tratan sobre palabras y conceptos abstractos, no sobre cosas reales.
- Casi siempre transmiten una diminuta cantidad de información por minuto.
- Pierden el rumbo con más facilidad que un taxista de Madrid llevando a un turista desde el aeropuerto.
- Requieren una meticulosa preparación para la que mucha gente no dispone de tiempo.
- Suelen tener agendas tan vagas que casi nadie sabe de qué va realmente el asunto.
- Casi siempre incluyen algún bobo que inevitablemente usa su turno para gastar el tiempo de todos sin sentido.
- Las reuniones procrean. A una reunión le sigue otra reunión a la que sigue otra reunión…
- A menudo tienen órdenes del día tan imprecisas que nadie está del todo seguro de lo que tratan.
- Requieren una preparación rigurosa que raramente es llevada a cabo
¿El mundo no avanza si no se discute antes en una reunión? Parece más importante coordinar reuniones que tomar decisiones ¿Será por eso que nos encontramos con las agendas tomadas por reuniones? ¿Realmente todas esas reuniones son necesarias?
Nos hacemos preguntas para ser mejores. Con el “asunto” de las reuniones estamos trabajando para hacerlas más inteligentes. Queremos evitar las reuniones tóxicas e innecesarias.
Se llaman Reuniones Nutritivas, por que nos dejan satisfechos, ligeros y sin agotamiento.
- La Reunión Nutritiva es una reunión Snack: Corta. Rápida. Puntual. ¡La atención y la energía son recursos limitados! El tiempo se acuerda con la lista de temas definida en el orden del día con los participantes.
- La Reunión Nutritiva tiene un diseño. Antes de la reunión todos tienen que saber los temas a tratar, cómo vamos a discutirlos y en qué momento. La agenda de reunión diseñada hace magia.
- En una Reunión Nutritiva no se definen problemas, sino que se toman decisiones.
- En una Reunión Nutritiva se buscan nuevas posibilidades. Lo mejor de una reunión son esos minutos de espontaneidad, cuando en el mix
- La Reunión Nutritiva nos deja compromisos asumidos bien claros. Con especificaciones concretas y con fechas de entrega. Un resumen de reunión no es un informe, es un contrato.
- Las Reuniones Nutritivas tienen metodología.
- Una Reunión Nutritiva empieza con alegría, con entusiasmo y con energía. Tres condimentos para la alimentar la ambición y resultados extraordinarios.
Una reunión que comienza con criticas, limitaciones y revisiones negativa, por el contrario, alimenta la brecha y la frustración.
En una Reunión Nutritiva entramos y salimos con gusto, con placer, con buen “sabor”.
Diario EXPANSION: http://www.expansion.com/2010/11/08/empleo/desarrollo-de-carrera/1289234312.html?a=729ba6d2c9a48828f933874578e37ba2&t=1319625386
https://gettingreal.37signals.com/samples/37s-meetings-are-toxic.pdf
http://culturapositiva.com
